Canal de Denuncias
El canal de denuncias es el medio que Xeridia pone a disposición de empleados, socios y cualquier tercero que colabore con la empresa, para que puedan formular denuncias o comunicar información de la empresa sobre comportamientos alejados de la ética o presuntamente ilegales. Las denuncias se realizarán de manera anónima, o si lo prefiere puede incluir los datos de contacto. La información recopilada en la denuncia será tratada de forma segura y confidencial. Este canal se ha habilitado de acuerdo a la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción por la que se transpone la Directiva 2019/1937 de la Unión Europea, aprobada por el Congreso el 16 de febrero de 2023.
Objeto
El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las denuncias sobre presuntas irregularidades o incumplimientos cometidos por empleados, agentes comerciales, directivos o socios de negocios, que puedan surgir en el ejercicio de la actividad empresarial de Xeridia SL, situaciones de riesgos por exposiciones derivadas de las interconexiones con la Administración Pública y otros organismos públicos internacionales.
El Canal de denuncias de Xeridia SL es accesible a través de la web corporativa facilitando su uso a empleados, agentes comerciales, directivos, socios de negocio, y de cualquier interesado.
El objetivo del Canal de denuncias es canalizar y facilitar la formulación segura de cualquier comunicación sobre sospechas de conductas irregulares, malas prácticas comerciales, y cualquier violación de las obligaciones del Código Ético o de Conducta, fomentando un entorno de Cumplimiento basado en los principios y valores de Xeridia SL.
Además, el procedimiento busca asegurar que durante todo el proceso se garantice eficazmente la protección de la privacidad de las personas involucradas y la confidencialidad sobre los datos contenidos en la denuncia, pudiendo realizarse la denuncia de forma anónima si así lo considera el denunciante.
Aspectos clave asociados al Canal de Denuncias
Deber de comunicación
Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera contravenir los principios y valores de la Política de Buenas Prácticas de la empresa o suponer una acto ilícito o contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a Xeridia, a través del canal establecido.
Hechos denunciables
El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines para los que ha sido concebido.
Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores contemplados en las Políticas de Buenas Prácticas y de Responsabilidad Social Corporativa de la compañía, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.
En este sentido, Xeridia, dentro de la gestión del Canal de Denuncias, tiene plenamente identificados los principios y valores que constituyen la cultura organizativa que desde la dirección de la empresa se quiere fomentar en el seno de la Organización, y que han sido formalmente descritas en las Políticas de Buenas Prácticas y de Responsabilidad Social Corporativa de la compañía.
En el Anexo I se detallan de manera enunciativa las conductas que puede ser objeto de denuncia, incluyendo expresamente aquellas que hagan referencia a la violencia sexual y cualquier otras que puedan ser consideradas acoso sexual y acoso por razón de sexo.
Derechos del denunciante sobre comunicaciones efectuadas a través del Canal de Denuncias
En el ciclo de vida de la denuncia, Xeridia SL garantizará al denunciante los siguientes derechos:
- Derecho a la protección en el transcurso de la investigación
- Prohibición de represalias
- Derecho a recibir información
- Derecho a elegir
- Derecho a la información limitada
- Derecho al anonimato
- Derecho a la confidencialidad
- Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable:
- Derecho a la supresión de datos
Xeridia proporcionará la debida protección a todas las personas que realicen una denuncia de acuerdo con las directrices del presente Procedimiento.
En el caso de que el denunciante haga público el contenido de la denuncia solo podrá acogerse a las medidas de protección en el supuesto de que haya primero denunciado a través del Canal de Denuncias y con los plazos y medidas establecidos.
También será objeto de protección en el caso de que haga público el contenido de la denuncia bien porque exista riesgo manifiesto para el interés público, como puede ser una situación de emergencia o riesgo de daños irreversibles, bien porque en el caso de que se realice una denuncia externa existan riesgos de represalias o haya bajas probabilidades de que se le dé un tratamiento efectivo a la denuncia debido a las circunstancias concretas del caso, como puede ser la ocultación o destrucción de pruebas o que la autoridad actúe en connivencia con el autor de la infracción o se encuentre implicada en ella.
En ningún caso se tomarán represalias contra el denunciante, aun si del resultado de las consecuentes investigaciones se verificara que no ha existido incumplimiento de las Políticas de Buenas Prácticas y de Responsabilidad Social Corporativa de la compañía o de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe. Esto significa que el autor de cualquier tipo de represalia deberá ser sancionado. En el Anexo II , se recogen aquellas acciones que son consideradas represalias.
Siempre que el denunciante aporte sus datos de contacto, deberá ser informado por escrito, una vez analizada la denuncia, si es considerada procedente para ello.
Por otro lado, una vez finalizada la investigación, el denunciante deberá ser informado sobre las medidas de seguimiento previstas, por ejemplo, la remisión a una autoridad competente, así como del resultado de las investigaciones, debiendo explicar la razón por la que se ha adoptado las medidas o acciones disciplinarias al denunciado.
El denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir a canales externos (autoridades competentes), sin poder obligar al denunciante a utilizar una vía concreta, sobre todo teniendo en cuenta que la persona denunciada pueda ser un superior del denunciante, y que este último tenga acceso a la denuncia.
Al denunciante, en el proceso de la formulación de la denuncia, no se le podrá solicitar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y, posteriormente no se podrá solicitar ni conservar los que no sean estrictamente necesarios para la investigación.
La información que facilite el denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación. En el caso de que la denuncia aportada contenga información sobre secreto industrial o comercial u otra que pudiera afectar a los intereses comerciales, económicos, estratégicos o de seguridad de Xeridia o de terceros implicados, estas deberán de emplearse para lo estrictamente necesario en el proceso de investigación de la denuncia, no pudiendo revelarse ni compartirse para fines distintos de la misma.
Si los datos fueran transmitidos a una tercera persona para que investigue la denuncia, por ejemplo, un despacho de abogados o un auditor externo, tanto el denunciante como el denunciado deberán ser previamente informados. No será preciso ese consentimiento cuando la cesión de datos esté autorizada por la ley.
Los datos personales tratados como consecuencia de la presentación de denuncia a través del Canal de denuncias de Xeridia serán tratados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos Personales, Reglamento (UE) 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y resto de normativa relacionada en vigor.
Cualquier dato que resulte excesivo o no pertinente para la investigación de una denuncia o se haya recabado accidentalmente será eliminado inmediatamente.
El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de Denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.
La identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o la normativa española en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
Siempre que el denunciante informe de sus datos de contacto recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la misma por parte de Xeridia, a excepción de que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad del denunciante.
El plazo, en relación al tratamiento de datos y la investigación, no podrá exceder los tres meses de conformidad con la normativa vigente.
Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión en el sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de Sistema de Compliance o se deriven de la misma procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes.
Derechos del denunciado sobre comunicaciones efectuadas en el Canal de Denuncias
En el ciclo de vida de la denuncia, la FNMT-RCM garantizará al denunciado los siguientes derechos:
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Derecho a la protección en el transcurso de la investigación
Xeridia proporcionará al denunciado la completa garantía de sus derechos, no siendo aplicables medidas sancionadoras, o legales en su caso, hasta que se compruebe la veracidad de los hechos denunciados, se recaben las evidencias respectivas, y se concluya la concurrencia de un hecho delictivo o contrario a los principios y valores de Xeridia.
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Derecho a recibir información
El denunciado debe ser informado del proceso de investigación que se está llevando a cabo para que, ante la imputación de dichas conductas, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que le permita acreditar su inocencia.
Por otro lado, en aquellos casos que la información del proceso de investigación suponga un riesgo importante en la capacidad para investigar de manera eficaz, la comunicación al denunciado puede retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo es evitar la destrucción o alteración de evidencias por el denunciado.
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Derecho a la confidencialidad
Al denunciado, durante toda la investigación de la denuncia, se le garantizará el derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información que pueda afectar a su honorabilidad.
La información proporcionada al denunciado debe realizarse en unos términos que protejan la confidencialidad del denunciante, no pudiendo revelarse la identidad del denunciante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o español en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
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Derecho a una investigación transparente
El denunciado tendrá derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente.
Imposición de medidas disciplinarias
Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, el denunciado podrá ser objeto de sanción de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente de aplicación, la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles.
Xeridia también podrá poner los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales pertinentes si así lo considera necesario.
En el supuesto en el que el denunciado sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral (proveedor, agente comercial o socio de negocio), las sanciones aplicables se limitarán al ámbito mercantil (limitación de actuaciones, rescisión unilateral contractual por parte de Xeridia), sin perjuicio de la comunicación anteriormente mencionada a las autoridades judiciales competentes.
Comunicación de denuncias falsas o de mala fe
El canal de denuncias de Xeridia debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe, pudiendo derivar en medidas disciplinarias.
Si tras el oportuno análisis se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe:
- Se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación.
- Se trasladará dicha circunstancia a la Dirección para que se propongan medidas disciplinarias.
- Se informará, de forma escrita, la propuesta de sanción Órgano de Administración, quien decidirá la acción disciplinaria a aplicar al denunciante de mala fe.
Protección de datos personales
De conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos, se informará que Xeridia SL con domicilio social en Av. Padre Isla 16 – 24002 León y dirección de correo info@xeridia.com, tratará los datos de carácter personal que se hayan proporcionado.
Asimismo, se informará que Xeridia SL cuenta con un Delegado de Protección de Datos pudiendo contactarle a través del correo rgpd@xeridia.com. El tratamiento de estos datos se realizará con la exclusiva finalidad de gestionar y tramitar las correspondientes denuncias de incumplimientos o irregularidades de los principios y valores del Código Ético de Xeridia SL.
De este modo, únicamente se tratarán los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de la anterior finalidad. El tratamiento de estos datos se basa en el cumplimiento de una obligación legal. Se le informa que usted tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
El Canal de Denuncias es común a las empresas del Xeridia por lo que los citados datos de carácter personal podrán ser cedidos a las sociedades filiales de Xeridia SL en caso de ser necesario para la investigación, tramitación y/o resolución de la denuncia.
Por último, se informará que, en todo caso, el interesado podrá en cualquier momento, a través del Delegado de Protección de Datos, ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, así como el derecho a la portabilidad de sus datos y a no ser objeto de decisiones automatizadas. Puede consultar información adicional y detallada sobre Protección de Datos .
Procedimiento de investigación del Canal de Denuncias
Xeridia, para llevar a cabo las labores de investigación, ha desarrollado este procedimiento interno que regula todo el ciclo de vida de la denuncia, desde su comunicación inicial hasta su resolución, con la finalidad de comprobar la veracidad de las comunicaciones, la correcta obtención de evidencias y garantizar los derechos del denunciante y denunciado. Este procedimiento se divide en dos fases:
- Fase de investigación: esta fase comprende la recepción y evaluación inicial de la denuncia, hasta la investigación de los hechos denunciados y la recopilación de evidencias que aporten validez a los hechos denunciados.
- Fase de conclusiones: esta fase comprende el análisis de las evidencias, pruebas aportadas y la posterior redacción del informe, por parte del Comité de Ético, con las eventuales propuestas de las medidas sancionadoras al Órgano de Administración.
Fase de investigación
Comunicación y recepción de la denuncia
El denunciante, en caso de optar por el uso del Canal de Denuncias de Xeridia, tendrá que rellenar el formulario de denuncia que está a su disposición en la web corporativa de la Xeridia S.L.: Canal de Denuncias .
La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del mismo hecho o circunstancia que deba ser comunicado a Xeridia, cada una de ellas deberá hacerlo de forma individual a través del Canal de Denuncias.
Los contenidos requeridos en el formulario de comunicación son los siguientes:
- Identificación del denunciado.
- Descripción de los hechos a través de un campo libre.
En el propio formulario, se pone a disposición del denunciante las disposiciones normativas vigentes que garantizan la protección de sus datos durante el tratamiento de los mismos, así como el ejercicio de derechos sobre ellos (acceso, rectificación, supresión, oposición al tratamiento, entre otros).
Es importante que el denunciante aporte detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, para que el Comité de Ética pueda realizar un análisis preliminar del contenido, permitiendo incluso el envío de ficheros o documentos adjuntos en relación a los hechos denunciados.
Dicho análisis, podrá generar los siguientes resultados:
- Admisión de la denuncia: los hechos descritos son hechos denunciables que pueden suponer un acto ilícito o contrario a los principios y valores de Xeridia, descritos en de las Políticas de Buenas Prácticas y de Responsabilidad Social Corporativa de la compañía.
- Inadmisión de la denuncia: los hechos descritos son de una naturaleza distinta a los comentados anteriormente (ver fase de resolución), y por ello se procede o bien a su archivo, o bien a referenciarle al área más adecuada para su tratamiento.
Inicio de la Investigación
El Comité de Ética, una vez evaluada y admitida la denuncia, procederá a la elaboración de un expediente de apertura sobre la denuncia en investigación, dicho expediente contendrá:
- Información descriptiva de la denuncia, indicando fecha de recepción.
- Datos aportados, diferenciando los datos objetivos y subjetivos.
- Valoración del contenido de la denuncia y de la fiabilidad del denunciante.
- Personas afectadas.
- Proposición de medias de urgencia a corto plazo, entre ellas, medidas cautelares que permitan minimizar el daño actual o inminente.
El objetivo del expediente de apertura es recabar la máxima trazabilidad del proceso de investigación, en caso de que la denuncia pueda ser requerida por cualquier autoridad judicial competente.
Equipo Investigador
El equipo investigador está conformado por los miembros del Comité de Ética o personas en quien deleguen con las debidas garantías de confidencialidad y resto de principios de actuación aplicables al Comité de Ética, quienes se encargarán de la investigación y de la recolección de evidencias de la denuncia.
En el transcurso de la investigación, se podrá recurrir a otras áreas de la Organización para desarrollar de forma efectiva la reclamación de pruebas y análisis que permita contrastar los hechos denunciados.
El Órgano de Administración y el Departamento de Personas y Cultura podrá ser requerido en cualquier momento por el Comité de Ética para complementar, de forma coordinada, las acciones de investigación llevadas a cabo por este último, , siempre con la máxima confidencialidad y discreción.
Por último, en caso de encontrarse alguna incompatibilidad de un miembro del Comité de Ética o del Órgano de Administración con la investigación en curso, este miembro deberá ser excluido de la investigación para prevenir posibles conflictos de interés.
Acciones de la Investigación
El Comité de Ética emprenderá, si lo considera necesario, acciones tendentes a profundizar en los hechos y a recabar información adicional para tomar una correcta decisión, de forma objetiva, en base a las evidencias recabadas. Las acciones de investigación pueden contemplar:
- Requerir nuevas evidencias y/o pruebas al denunciante para mejorar el proceso de investigación.
- Concertar entrevistas con las personas implicadas.
- Revisar toda aquella información relativa a la relación profesional de los implicados con la Organización, siempre con respeto a las leyes de protección de datos y privacidad de los implicados.
- Análisis forense por un experto externo independiente.
- Cualquier otra acción que considere necesaria para continuar con el proceso de investigación, respetando la normativa vigente en Protección de Datos.
La investigación consistirá, en todo momento, en un análisis objetivo de la documentación disponible, la obtención de evidencias, recolección de pruebas y el análisis de las mismas.
El proceso de investigación durará como máximo 3 meses desde el día en que el Comité de Ética reciba la denuncia. Transcurridos los 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados para la investigación de los hechos denunciados y en su caso, por las autoridades competentes o en procesos judiciales, pero no se conservarán en el propio sistema de información de denuncias internas.
Fase de resolución
Una vez recabadas las pruebas y analizadas las mismas por parte del Comité de Ética se cierra la fase de investigación y se procede a la toma de decisiones acerca de la comunicación analizada, proponiendo al Órgano de Administración, las medidas que se deberán adoptar.
El Órgano de Administración podrá adoptar las siguientes medidas:
- Denuncia no procedente: en el supuesto en el que la investigación de los hechos comunicados se manifieste la ausencia de incumplimiento, el Comité de Ética informará al denunciante y al denunciado de dicha decisión, junto con los motivos que sustentan la decisión.
- Denuncia procedente: en el supuesto que se pruebe que los hechos denunciados son ciertos, se deberá proceder a detallar las acciones que sustentan dicha conclusión. El régimen sancionador se aplicará de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente, la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos. El Comité de Ética deberá informar al denunciante y en particular al denunciado para ofrecerle posibilidad de defensa.
Informe de conclusiones
El Comité de Ética elaborará un informe de conclusiones reflejando el resultado de toda la fase de investigación. El informe de conclusiones contendrá:
- Aspectos técnicos: título, autor, fecha, finalidad, nivel de confidencialidad (quién tiene acceso al mismo).
- Antecedentes del expediente: hechos que produjeron la comunicación, personas o departamentos objeto de la investigación.
- Objeto de la investigación y su finalidad.
- Actuaciones, hechos relevantes investigados y detectados, evidencias y pruebas analizadas.
- Conclusiones determinadas, en base al objetivo y alcance de la investigación.
- Propuestas de medidas sancionadoras que deberá adoptar el Órgano de Administración, de conformidad con el Convenio Colectivo Vigente, la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.
El Comité de Ética recogerá dichas conclusiones de manera clara y concisa. Además, si existiera alguna limitación en el transcurso de la investigación, debe quedar reflejado en el informe.
Los Informes resultantes de las denuncias recibidas y las posibles medidas adoptadas serán informadas al Consejo de Administración a través de la Memoria Anual de actividades.
Conflicto de intereses
La presentación de una denuncia que afecte directamente a personas que puedan participar activamente en la gestión e investigación de la misma, es decir, a uno o varios miembros del Comité de Ética y, en caso de ser requerido, del Órgano de Administración, serán excluidos de forma automática durante todo el proceso de investigación y análisis hasta su resolución, con el fin de evitar cualquier tipo de conflicto de interés e incompatibilidad, y garantizar así la objetividad e independencia de las actuaciones realizadas por el propio Comité de Ética.
Los miembros excluidos del Comité de Ética y, en caso de ser requerido, del Órgano de Administración, estarán obligados a mantener la máxima confidencialidad de la denuncia, estando prohibido el acceso directo o indirecto a cualquier información sobre la identidad del denunciante y del proceso de investigación en curso.